Administrateur de Site H/F

Finalité de l'emploi:

• Un administrateur est chargé de soutenir le personnel de bureau et d'effectuer des tâches administratives.
• Communiquer avec les clients par téléphone, par courrier électronique ou en personne et gérer leurs demandes.
• Effectuer des tâches administratives et de facturation pour l'entreprise

Principales responsabilités et tâches:

• Traitement des factures et des notes de crédit.
• Rapprochement de tous les comptes créditeurs avec le grand livre ainsi qu'avec la déclaration du fournisseur.
• Saisie des paiements des créanciers sur Syspro/ACCPAC.
• Saisie des commandes de vente.
• Assurer le suivi des commandes en cours dans le respect des délais.
• Suivi hebdomadaire des rapports en suspens (par exemple, les bons de commande).
• Saisie des fiches de travail journalières (camionnettes et mines).
• Retour d'information au responsable sur les rapports (commandes, ventes au comptant, SCT).
• Contrôle des livres de preuve de livraison (POD) - veiller à ce que les ventes au comptant soient facturées.
• Apurement des commandes clients en cours, suivi dans le respect des délais.
• Compiler des rapports quotidiens sur les indicateurs clés de performance pour tous les sites.
• Assister les représentants commerciaux dans l'établissement des devis quotidiens.
• Aider à répondre au standard téléphonique.
• Administration générale et archivage.
• Feuilles de temps et contrôle des heures supplémentaires.
• Gestion des fonctions administratives.
• Aider les représentants des ventes à constituer les dossiers des entrepreneurs.
• Veiller à ce que les extincteurs soient entretenus chaque année.
• Veiller à ce que la boîte d'aide médicale soit réapprovisionnée.
• Commande d'équipements de protection individuelle (EPI) et de produits chimiques/nettoyants.
• Classement de toutes les factures sur une base quotidienne.
• Générer des commandes de vente et capturer des fiches de travail.
• Réceptionner le stock dans le système des notes de bonne réception (GRN).
• Tenir une feuille de contrôle des factures des fournisseurs pour les créanciers à envoyer au siège social chaque semaine.
• Générer des factures de vente au comptoir.
• Imprimer et envoyer les relevés à la fin du mois.
• Assurer le suivi mensuel de tous les clients de la succursale.
• Fournir un retour d'information sur les paiements de comptes pour HO finance.
• Tous les clients en retard de paiement doivent être contactés par téléphone et toute question doit être résolue.
• Assurer le suivi quotidien des factures et des paiements en suspens.
• Contrôle de l'équilibre quotidien de la caisse et des dépôts en espèces.
• Aider à répondre aux appels téléphoniques.

• 2 à 3 ans d'expérience en tant qu'employé de bureau ou dans un autre poste administratif.
• Capacité à utiliser et à entretenir efficacement le matériel de bureau.
• Maîtrise du logiciel de comptabilité de l'entreprise.

• Expérience de MS Office.

Connaissances :

• Connaissance de la comptabilité fournisseurs.
• Connaissance des procédures de comptabilité générale
• Connaissance des logiciels de comptabilité pertinents (tels que Sage, FreshBooks, QuickBooks, Syspro, Accpac).
• Maîtrise de la saisie et de la gestion des données.

Compétences :

• Compétences en matière de gestion du temps.
• Solides compétences en matière de gestion du temps et d'organisation.
• Connaissance approfondie des procédures bureautiques et des principes comptables de base.
• Compétences informatiques
• Souci du détail et de la précision.
• Résolution de problèmes.
• Établissement de relations.
• Affirmation de soi.
• Excellentes compétences en matière de communication - L'excellence de la